Viestinnän tulee säilyttää ulkopuolinen katse ja kysyä vaikeat kysymykset

Yrityksissä harvoin epäröidään päätösten tekemistä. Sen sijaan arastellaan sitä, miltä oma toiminta näyttää ulospäin uutisotsikoissa tai somevirrassa. Viestinnän ammattilaisten yksi rooli onkin katsella tilannetta ulkopuolisin silmin ja kysyä vaikeita kysymyksiä päätöksenteon tueksi.

Jos viestintä menettää kyvyn tarkastella toimintaa ulkopuolisin silmin tai ei kerro havainnoistaan, organisaatio saattaa alkaa elää oman kuplansa sisällä. Tuntuma yhteiskunnan pulssiin heikkenee, ja päätökset voivat näyttää ulospäin aivan toisenlaisilta kuin miten ne on alunperin sisäisesti perusteltu.

Tämä ristiriita tulee näkyväksi silloin, kun viestitään jostain toiminnan muutoksesta, mutta uutisen vastaanotto tulee yllätyksenä.

On hyvin inhimillistä sokaistua omalle toiminnalleen: se, mikä sisäisesti tuntuu tarpeelliselta ja normaalilta, ei välttämättä näytä samalta suuren yleisön, päättäjien tai muiden sidosryhmien silmissä.

Sisäinen keskustelu ja kuuntelu on osa riskienhallintaa

Parhaimmillaan päätöksentekoprosesseissa otetaan huomioon monipuolisesti eri näkökulmia siitä, millaisia vaikutuksia tehtävillä päätöksillä voi olla. Tällöin lähtökohtaisesti ymmärretään paremmin sitä, miltä oma toiminta näyttää.

Kriisitilanteita ja mainekriisejä tarkastellessa huomataan monesti, että riskejä ei ole arvioitu tai selvitetty tarpeeksi. Jos päätetty asia sitten nousee julkisuuteen epäedullisessa valossa, saatetaan syntynyt tilanne selittää viestinnän kautta ja todeta, että asian viestinnässä epäonnistuttiin.

Viestintää kannattaa aina kehittää, mutta sen lisäksi tulee arvioida, miten alkuperäinen toimintaan liittyvä päätös on organisaatiossa tehty. Miten sitä perusteltiin ja arvioitiinko riskejä riittävän monipuolisesti? Mietittiinkö päätöksen vaikutuksia muihin tahoihin tai ympäröivään yhteiskuntaan – ja miten tämä otettiin kokonaisharkinnassa huomioon? Viestinnän lisäksi tuleekin kehittää päätöksenteon tapoja.

Viestintä on sanoittamista, kuuntelua ja luotausta 

Viestinnän ammattilaisten tärkeä rooli on uskaltaa sanoa ääneen se, mitä muut eivät sano.

Päätöksenteossa viestinnän tulee tuoda pöytään kysymykset:

• Miltä tämä näyttäisi uutisotsikossa?

• Miltä tämä tuntuu eri sidosryhmistä?

• Mihin arvoihin tämä päätös perustuu?

• Miksi tämä päätös on tarpeellinen organisaation strategian näkökulmasta ja miten sen tekemistä perustellaan – tarvittaessa julkisuudessa asti?

Viestintä ei ole vain sanoittamista, se on myös kuuntelua ja luotausta. Viestinnän tehtävä on auttaa organisaatiota näkemään itsensä myös muiden silmin — silloinkin, kun näky ei ole imarteleva tai sellainen, mitä toivotaan. Viestintä on peili, joka tuo arvokkaan näkökulman päätöksenteon prosessiin.